Onze diensten

In goed overleg met u zorgen we van A tot Z voor een gedegen voorbereiding en een goede uitvoering van uw congres.

Wilt u meer weten over wat wij voor u kunnen doen? Neem gerust en vrijblijvend contact met ons op of lees verder.

Hulp bij bid

  • Opstellen van bidboek in samenwerking met lokale partners

Locatie

  • Voorstellen voor geschikte locaties
  • Onderhandelingen met locaties
  • Contact en logistieke afstemming met locatie
  • Afstemming over catering, techniek en andere voorzieningen

Abstract handling

  • Advies bij het opzet van de call for abstracts en de bijbehorende criteria
  • Opzetten van online indienformulier
  • Voorbereiden en uitvoeren van de beoordelingsprocedure
  • Indeling van sessies in overleg met u
  • Publicatie van wetenschappelijk programma en abstracts

Communicatie

  • Opstellen communicatieplan
  • Promotie en werving
  • Bouwen, inrichten en beheren website
  • Opstellen en versturen nieuwsbrieven
  • Beheer van social mediakanalen
  • Inrichten congresapp
  • Persbegeleiding

Informatiemarkt/sponsoring

  • Werving van sponsoren
  • Opstellen sponsorbrochure
  • Afstemming details met sponsoren/standhouders
  • Indelen en inrichten van beursvloer

Afronding

  • Versturen van deelnemersevaluatie
  • Verwerken deelnemersevaluatieresultaten
  • Evaluatie met opdrachtgever
  • Publicatie en verspreiden van presentaties

Projectmanagement

  • Advies, coördinatie en begeleiding
  • Planning
  • Beslismomenten
  • Risicomanagement
  • Draaiboek
  • Procesbewaking
  • Uitvoering

Conceptontwikkeling

  • Ontwikkelen van concreet plan op basis van de doelstellingen
  • Advies en ontwikkelen van congreslogo en -huisstijl
  • Advies en begeleiding bij opstellen van programma
  • Aandragen van ideeën voor invulling en uitvoering, zoals werkvormen en inrichting

Programma

  • Advies en begeleiding bij opstellen van programma, waaronder:
    • pre-conferentie
    • welkomstreceptie
    • congresopening
    • plenaire sessies & keynote sprekers
    • netwerkmomenten
    • expositie/beursvloer
    • postersessies
    • entertainment
    • pauzes
    • afsluiting
    • site visits
    • congresdiner/-feest
    • sociaal programma

On-site begeleiding

  • On-site registratie en ontvangst
  • Coördinatie van en controle op uitvoering conform draaiboek
  • Ontvangst en begeleiding sprekers
  • Bemanning informatiebalie en aanspreekpunt alle aanwezigen
  • Branding en bewegwijzering

Accreditatie

  • Aanvragen van accreditatie
  • Accreditatielijsten op de dag(en) zelf
  • Accreditatie-invoer na het congres

Overleg met opdrachtgever

  • Regelmatig gepland en spontaan overleg en afstemming
  • Bijwonen (commissie)vergaderingen

Financieel management

  • Opstellen van realistische begroting
  • Bijwerken en bewaking van begroting
  • Hulp bij subsidieaanvragen
  • Veilig beheer van deelnemersgelden in stichting congresgelden
  • Versturen van deelnemers- en sponsorfacturen
  • Innen van deelnemers- en sponsorgelden, via bankoverschrijving en/of online betaling
  • Betalen van leveranciersfacturen
  • Opstellen van eindafrekening

Sprekers

  • Suggesties aandragen
  • Afspraken vastleggen
  • Afstemming details en benodigde voorzieningen regelen
  • On-site begeleiding

Hotel en vervoer

  • Onderhandelde voorwaarden en tarieven
  • Online te boeken kamers uit hotelblokreservering
  • Reserveren kamers voor keynotesprekers/genodigden/
    opdrachtgever
  • Vervoer voor eventuele site visits/congresdiner

Congressecretariaat

  • Aanspreekpunt voor alle stakeholders (telefonisch en per congresspecifiek
    e-mailadres)
  • Opstellen online registratieformulier
  • Verwerken van (groeps)registraties
  • Vervaardigen van badges
  • Voorstellen aandragen voor congresmaterialen
  • Bestellen congresmaterialen
  • Regelmatig aanleveren aanmeldingsstatistieken

Congressen

Wij organiseren (wetenschappelijke) congressen en bijeenkomsten voor o.a. universiteiten, hogescholen, instellingen, verenigingen en non-profitorganisaties.